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    【集萃網觀察】展臺工作是整個展覽工作最重要、最關鍵的階段，所有展覽籌備工作都是為了這個階段。展覽的價值主要在這一階段得到實現。如果籌備順利、充分，展臺工作將決定展出是否成功。如前所述，準備工作相當于“搭臺”，展臺工作相當于“唱戲”。臺搭好了，演出還不算成功；戲唱好了，演出才算成功。

    展臺工作指展覽會開幕期間展臺工作人員在展臺上的工作，包括展臺接待、展臺推銷、展臺記錄等工作。

    1、展前工作

    展前工作是指展臺人員抵達展出地至展覽會開幕前這一段時間所做的工作。展前工作既是籌備工作的最后沖刺階段，也是展臺工作的前奏。這一段工作的特點：一是時間有限，沒有任何延長的余地，因此相當緊張；二是各項籌備工作齊頭并進全面開展，事情多、環節多，容易忙亂，因此壓力相當大。為了使各項工作按質、按量、按時完成，必須進行有效地管理。

    （1）展臺籌備

    第一是計劃。開始工作之前，通盤考慮各方面的工作，詳細制定計劃，協調安排工作，尤其是相互關聯的工作一定要考試周到，比如運輸和施工，施工和布置等。如果幾項工作互相銜接，就必須規定截止期。在展覽工作中，按時非常重要。各項工作要落實到人。制定好計劃后，可以編制工作進度表。如果展臺規模小，可以由展臺經理一人制定計劃、指揮。如果展臺規模大，則應當由各方面具體負責人制定細節計劃，由展臺經理協調總計劃。

    第二是布置。工作、時間和人員安排好后，必須通知到每個有關人員，并將計劃表發給展臺人員，讓其知道自己的工作任務、職權范圍、工作期限。除了讓有關人員知道自己的工作之外，還應該知道相關人員和工作的前后銜接關系。

    第三是監督。展覽管理工作中要有檢查、監督機制。各方面的負責人和展臺經理要隨時、頻繁地檢查、監督工作進度和質量，使展前工作嚴格按計劃實施。

    第四是協調。一旦出現問題，立即設法調整、解決。必要時加人、加班。

    第五是檢查。各項工作要檢查驗收。對于委托的工作，比如展臺施工、道具租賃、展品運輸等都應當進行檢查驗收。檢查驗收應有書面憑據。檢查主要是為了保證工作質量，同時檢查結果也是解決糾紛的憑據。

    第六是聯絡工作。展臺人員在抵達展覽會所在地后，應當接觸到有關部門，首先，與當地代理聯系。當地代理熟悉環境，可以幫助解決一些問題；其次，與展覽會各方面建立聯系，包括展覽會的新聞中心、問訊處、接待人員、技術人員、新聞經理、以及現場組織經理；第三，與運輸公司聯系，如果是出境展出，還會涉及海關，也要建立關系；第四，與施工公司聯系。如果有可能，與提供展具、服務等單位也有直接聯系，這種人際關系有助于合同對方執行合同，并在困難的條件下，能獲得其優先服務；第五，如果是出境展出，與當地使館、商務機構聯系，他們可以提供當地市場情況。另外，視展出需要與其他有關方面建立聯系，比如：如果展出規模大，展出目的是宣傳，就可以與當地新聞媒體建立聯系。到達展場后，要立即拜見展覽會負責人，建立聯系。

    第七是展品、運輸工作。主要是辦理有關手續，將展品運抵展場、進館、就位、開箱、清點、布置。清點要認真，根據編號逐件清點，逐項核對，如果發現點多、點缺、損壞等情況應按規定填寫原始憑證或受損報告書�？障洳灰獡p壞，包裝材料等要保留在原箱內，因為展后不論是出售，回運都需要再包裝。需要操作的展品，一定要試運作正常后才能在展覽期間示范。安排空箱搬運、儲存。這項工作主要是與運輸公司協調好。

    第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的籌備工作。在開幕前，施工、布置工作必須100%的完成。展覽會開幕日期和時間完全沒有靈活性。因此，一定要計劃、安排、管理好施工、布置工作，按時按質將展臺搭好。

    第九是宣傳工作。在此之前，已向所有現有和潛在客戶做了宣傳工作。展臺人員抵達展出地后，主要是直接聯系、邀請最重要的客戶。與工商會、行業協會聯系，特別是與展出產品有關的協會團體聯系。邀請他們前往參觀展出。新聞工作是宣傳工作的一部分。如果需要就拜見展覽會新聞負責人，并熟悉新聞室及其活動安排，提供自己的新聞稿。充分利用展覽會的新聞、宣傳、廣告活動。

    第十是公關工作。如果有比較大的活動，比如開幕式、館日、貴賓訪問等，工作環節和細節比較多。這類工作宜委托給專業公關公司辦理。

    第十一是行政工作。辦理入場證、停車證，安排雇傭臨時人員等，雖然是一些非主要工作，但是不辦妥可能會造成比較大的麻煩。因此也要細心一一辦妥。